Rasti vieną bendrą administracinės naštos apibrėžimą sunku, nes mokslinėje literatūroje ir teisės aktuose administracinė našta apibūdinama įvairiai, todėl standartinės, visiems suprantamos šios sąvokos apibrėžimo nėra.

Administracinė našta apibrėžiama kaip laiko sąnaudos ir finansinės išlaidos, kurias patiria fiziniai ir juridiniai asmenys ar jų filialai ir atstovybės, vykdydami teisės aktuose nustatytus informacinius įpareigojimus pateikti informaciją valstybės ir savivaldybių institucijoms ir įstaigoms arba jų įgaliotiems asmenims apie savo veiklą, gaminius ar kitą teisės akte nustatytą informaciją. Informaciniai įpareigojimai pavyzdžiui, verslo subjektams – pareiga pateikti įvairias finansines atskaitomybes, mokesčių deklaracijas, metines, periodines ataskaitas, taip pat instruktuoti naujus darbuotojus apie saugos darbe taisykles ir kt., o piliečiams – įpareigojimai pateikti informaciją (įskaitant dokumentus) institucijoms pavyzdžiui užpildyti ir išsiųsti mokesčių deklaraciją, atvykti į instituciją ir pateikti reikiamus dokumentus, norint gauti leidimą statyboms ir kt.

 

Įvairiose išleistose metodinėse priemonėse nurodoma, kad verslo subjektų patiriamą administracinę naštą paprastai sąlygoja šios priežastys:

 

- reikalavimai teikti informaciją susiję su panaikintais ar pakeistais esminiais reikalavimais;

 

- ataskaitos teikiamos pernelyg dažnai, palyginti su įvykių raidos tempu;

 

- yra nesuderintas ataskaitų teikimo reguliarumas ir įvairių įpareigojimų vykdymo datos;

 

- kelios įstaigos prašo tos pačios informacijos;

 

- tą pačią informaciją reikia pateikti keliomis formomis (pvz., elektronine forma ir popieriuje);

 

- reikalavimai teikti informaciją taikomi be atrankos (t. y. net tiems, kurių vaidmuo toje srityje labai menkas);

 

- teisiniai reikalavimai yra tokie painūs, kad neįmanoma suprasti, kokią informaciją reikia rinkti ir (arba) kaip ją perduoti;

 

- ir kita.

 

Atsižvelgdami į tai, kad nepagrįsta ir neproporcinga administracinė našta turi rimtą neigiamą poveikį šalies gyventojams, ekonomikai ir verslo aplinkai, pabrėždamas poreikį imtis administracinės naštos mažinimo priemonių siekiant taupyti piliečių, verslo subjektų ir valstybės finansinius, materialinius ir nematerialinius išteklius, Lietuvos Respublikos Seimas, Vyriausybė priėmė teisės aktus bei nurodė, kad valstybės ir savivaldybių institucijos ir įstaigos informacinius įpareigojimus (informacijos ir (ar) duomenų rinkimą) turėtų numatyti tik apibrėžtais ir teisėtais tikslais ir tik tokios apimties, kuri būtina. Todėl galiojančius informacinius įpareigojimus būtina sistemingai peržiūrėti, siekiant užtikrinti, kad galioja tik veiksmingi ir būtini reikalavimai, panaikinant, supaprastinant ar kitaip pakeičiant pasenusius, neproporcingus ar nepagrįstą administracinę naštą sukeliančius įpareigojimus. Turi būti užtikrinama, kad informacija iš asmenų renkama tik tuomet, kai jos negalima gauti iš kitų šaltinių, o renkamos informacijos kiekis yra minimalus ir būtinas viešajam interesui, visuomenės saugai, sveikatai bei aplinkosaugai užtikrinti.

 

Vadovaujantis teisės aktais, administracinės naštos mažinimo priemonės įtraukiamos į savivaldybių taryboms teikiamus tvirtinti savivaldybių strateginių veiklos planų projektus, informacija apie administracinės naštos mažinimo priemonių vykdymą skelbiama ir ne rečiau kaip kartą per pusmetį atnaujinama savivaldybių interneto svetainėse, o savivaldybių centralizuotos vidaus audito tarnybos pasibaigus pusmečiui turi įvertinti, kaip vykdomos administracinės naštos mažinimo priemonės.

 

Zarasų rajono savivaldybėje administracinės naštos mažinimo priemonės (toliau – Priemonės) pradėtos įgyvendinti 2016 metais. Informacija apie šių Priemonių įgyvendinimą teikiama Zarasų rajono savivaldybės svetainėje www.zarasai.lt rubrikose Savivaldybės administracija – Administracinės naštos mažinimas. Šiuo metu yra paskelbta informacija apie 2016–2018 metais Priemonių planavimą, vykdymą bei vertinimą bei planuojamas  2019 metams.

 

Siekiant įgyvendinti Priemones, jos  planuojamos ir priimami atitinkami Zarasų rajono savivaldybės teisės aktai. Zarasų rajono savivaldybės 2019–2021 metų strateginiame veiklos plane, patvirtintame Zarasų rajono savivaldybės tarybos 2019 m. vasario 22 d. sprendimu Nr. T-1, prie Viešojo ir vidaus administravimo programos uždavinio ,,Organizuoti rajono Savivaldybės veiklos bendrųjų funkcijų vykdymą“ numatyta 1 administracinės naštos mažinimo priemonė, t. y. ,,Priemonių, mažinančių administracinę naštą juridiniams ir fiziniams asmenims, taikymas“. Zarasų rajono savivaldybės administracijos 2019-ųjų metų veiklos plane, patvirtintame Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2019 m. kovo 19 d. įsakymu  Nr. I(6.6 E)-158, nurodyti šios Priemonės vykdytojai, vertinimo kriterijai ir kt.

 

Kasmet Zarasų rajono savivaldybės administracijos Centralizuotas vidaus audito skyrius pasibaigus pusmečiui vertina kaip vykdomos Priemonės ir parengtas ataskaitas apie Priemonių vykdymo vertinimą skelbia Zarasų rajono savivaldybės svetainėje.

 

Zarasų rajono savivaldybės administracija (toliau – administracija) vykdo administracijos Centralizuotas vidaus audito skyrius pateiktas rekomendacijas administracinės naštos mažinimui įgyvendinti – tobulina priimtus teisės aktus (pvz., pakeitus teisės aktą  sutrumpėjo atsakymų į asmenų prašymus, skundus, pareiškimus, raštus rengimo laikas – atsakymai teikiami per 10 darbo dienų. Anksčiau buvo nustatytas 20 darbo dienų terminas. Taip pat nuo 2018 metų lapkričio mėnesio gyventojų, ūkio subjektų (toliau – asmenys) atneštus dokumentus (raštus, prašymus, pareiškimus, skundus – toliau dokumentai), adresuotus Savivaldybės tarybai, tarybos sudarytoms komisijoms, merui, administracijos direktoriui, priima ne tik „vieno langelio“ principu dirbantis Savivaldybės administracijos specialistas, bet ir seniūnijose raštvedžiai. Asmenims suteikta galimybė patogiau, pigiau pateikti dokumentus nevykstant į Zarasus. Rengiant teisės aktus,  projektai vertinami ir skaičiuojama tenkanti administracinė našta ūkio subjektams bei asmenims).

 

Ir toliau vykdoma viena iš Priemonės veiklų – „Įdiegta elektroninių dokumentų valdymo sistema pavaldžiose įstaigose“. Zarasų rajono savivaldybės įstaigos pradėjo aktyviau keistis elektroniniais dokumentais, tuo supaprastindami administracines procedūras, kuo mažesnėmis laiko sąnaudomis ir finansinėmis išlaidomis vykdydami teisės aktuose numatytus informacinius įsipareigojimus. Dokumentų valdymo skyriaus darbuotojai vis kviečia Zarasų rajono savivaldybės reguliavimo sričiai priskirtų įstaigų (toliau – Savivaldybės įstaiga) atsakingus specialistus į Elektroninės dokumentų valdymo sistemos @vilys mokymus. Šiuo metu iš 27 Savivaldybės įstaigų jau 20 įstaigų (12 švietimo, 8 kultūros, socialinės srities, uždarosios akcinės bendrovės,  viešosios įstaigos) priima, siunčia jau ir elektroninius dokumentus.

 

Administracinės naštos priemonių įgyvendinimas bei jų vertinimas padeda nustatyti būdus, kaip ir kuriose srityse sumažinti administracinę naštą. Taip pat padeda stebėti, kaip kinta administracinės naštos dydis įgyvendinant jos mažinimo priemones, ir kontroliuoti administracinės naštos kūrimą.