Siekdama pagerinti darbo kokybę ir gyventojų aptarnavimo efektyvumą, paslaugų teikimą pritaikyti gyventojų poreikiams, Zarasų rajono savivaldybės (toliau – Savivaldybė) administracijos darbuotojai aktyviai dalyvauja viešosios įstaigos „Euroregiono ežerų kraštas direktorato biuras“ įgyvendinamame 2014–2020 m. INTERREG Latvijos ir Lietuvos bendradarbiavimo per sieną programos projekte „Atvira lyderystė“ (toliau – Projektas).

Kartu su projekte dirbančiais konsultantais Jolanta Nėjūte ir Ariu Lencevičiumi darbuotojai, pritariant Savivaldybės vadovybei, aktyviai tobulina gyventojų aptarnavimo paslaugų teikimą, priimtus teisės aktus, siekia mažinti administracinę naštą piliečiams ir kitiems asmenims bei ūkio subjektams.

Jau žengti pirmieji žingsniai ir peržvelgti Savivaldybės administracijos teikiamų administracinių paslaugų srautai, apimtys, pakeisti ir vis keičiami teisės aktai.

Nuo 2018 metų lapkričio mėnesio gyventojų, ūkio subjektų (toliau – asmenys) atneštus dokumentus (raštus, prašymus, pareiškimus, skundus – toliau dokumentai), adresuotus Savivaldybės tarybai, tarybos sudarytoms komisijoms, merui, administracijos direktoriui, priima ne tik „vieno langelio“ principu dirbantis Savivaldybės administracijos specialistas, bet ir seniūnijose raštvedžiai. Asmenims suteikta galimybė patogiau, pigiau pateikti dokumentus nevykstant į Zarasus.

Sutrumpėjo atsakymų į asmenų prašymus, skundus, pareiškimus, raštus rengimo laikas – atsakymai teikiami per 10 darbo dienų. Jei dėl svarbių priežasčių negalima laiku įvykdyti užduoties (pavedimo), nustatytas terminas gali būti pratęstas 5 darbo dienoms. Anksčiau buvo nustatytas 20 darbo dienų terminas.

Pagreitėjo Savivaldybės administracijos „viename langelyje“ asmenų gautų dokmentų paskirstymas – dokumentai dėl Savivaldybės administracijos teikiamų administracinių paslaugų pagal kompetenciją iš karto nukreipiami Savivaldybės administracijos padalinių vadovams, išskyrus dėl kai kurių, teisės aktuose nurodytų, administracinių paslaugų. Gauti asmenų dokumentai greičiau patenka vykdytojams ir greičiau suteikiama paslauga – pateikiamas atsakymas.

Siekiant efektyvių pokyčių, pasirinktas inovatyvios LEAN vadybos ir valdymo įrankių sistemos požiūrio ir metodų panaudojimas.

Darbuotojams buvo pristatyta ir pradėta diegti LEAN sistemos dalis įstaigos veiklai tobulinti KAIZEN. Gauti ir įvertinti pirmieji pasiūlymai, kurie jau ir pradėti įgyvendinti. Geriausi pasiūlymus pateikę darbuotojai bus skatinami.

Aktyviai siekiama įtraukti visus Savivaldybės darbuotojus ir panaudoti jų potencialą organizacijos tobulėjimui, pagerinti paslaugų kokybę minimaliomis investicijomis, mažinti, šalinti nuostolius ir veiklas, kurios nekuria vertės, sukurti malonią darbo atmosferą.

2019 m. kovo 28 d. baigiamojoje Projekto konferencijoje Livani, Latvijos Respublikoje, susirinko aktyviausi Anykščių, Ignalinos, Kupiškio, Molėtų, Utenos, Zarasų rajonų, Visagino savivaldybių Projekto dalyviai, taip pat delegacijos iš Latvijos Respublikos Ludzas, Rezekne, Daugavpils, Daugavpils miesto, Preiļi, Līvāni, Aglona, Balvi, Kraslava ir Riebini savivaldybių.

Keturių Latvijos savivaldybių atstovai supažindino susirinkusius su savo pasiekimais Projekto metu, pasidalino patirtimi, kilusiomis problemomis, siekiais.

Lietuviai pasirodė kukliau – buvo parodytas Ignalinos rajono socialinių paslaugų centro filmukas apie vykdytą veiklą bei pateiktas parengtas Socialinių paslaugų teikimo standartas (leidinys).

Šiltų aplodismentų sulaukė Zarasų rajono savivaldybės administracijos Teritorijų planavimo skyriaus vedėjo Vaclovo Stankevičiaus perskaitytas pranešimas „Teikiamų paslaugų „vieno langelio“ principu gerinimas LEAN metodais Zarasų rajono savivaldybės administracijoje“ ir pateiktos nuotaikingos, informatyvios skaidrės. Lektorius labai išsamiai, aiškiai pateikė informaciją apie darbų pradžią Projekte, įveiktus sunkumus, pasiektus ir siekiamus rezultatus, įvykusius pokyčius įstaigoje, užsibrėžtus siekius. Smagu buvo išgirsti pritarimo, palaikymo žodžius iš kaimyninių savivaldybių kolegų nelengvame LEAN kelyje.

Konferencijos dalyviai, išklausę John R. Adler –Telos personalo mokymų įkūrėjo iš Austrijos paskaitos, kupini gerų emocijų, naujų idėjų, ryžto išsiskirstė į savas savivaldybes toliau vystyti pradėtas veiklas ir siekti visus resursus nukreipti į savivaldybių teikiamų paslaugų vertės kūrimą gyventojams (į klientui orientuotas paslaugas), į patį paslaugų kokybės gerinimą ir nuolatinį tobulėjimą.

Zarasų rajono savivaldybės meras Nikolajus Gusevas 2019 m. balandžio 9 d. susitiko su rajono Savivaldybės administracijos padalinių vadovais ir aptarė Projekto metu vykdytas veiklas, pasiektus rezultatus, išklausė baigiamojoje Projekto konferencijoje Livani, Latvijos Respublikoje pateiktą pranešimą ir palinkėjo susirinkusiems toliau siekti gyventojų aptarnavimo paslaugų teikimo tobulinimo, diegti naujoves įstaigos veikloje.

Audronė Sažinienė,
Zarasų rajono savivaldybės administracijos
Dokumentų valdymo skyriaus vedėja