Kiekvienoje įstaigoje, organizacijoje, įmonėje organizuojamas dokumentų valdymas – dokumentai rengiami, tvarkomi, apskaitomi, saugomi. Įstaigos, keisdamosi dokumentais, registruoja jų išsiuntimo ir gavimo faktą. Tai viena iš pagrindinių dokumentų valdymo funkcijų, kuriai skiriama nemaža dalis darbuotojų darbo laiko. Popierinių dokumentų registravimas reikalauja daug didesnių laiko ir žmogiškųjų išteklių sąnaudų, palyginus su elektroninių dokumentų registravimu. Nors nemaža dalis įstaigų naudoja dokumentų valdymo informacines sistemas, kurių pagalba galima automatizuoti elektroninių dokumentų registravimą arba realizuoti alternatyvius dokumentų registravimui būdus, popierinių dokumentų dalis vis dar sudaro didžiąją dalį visos dokumentų apyvartos, o turimos informacinės sistemos, įpročiai ir vidinės teisinės nuostatos riboja įstaigų galimybes didinti darbo efektyvumą šioje srityje.

 

Nenumaldomai artėja laikas, kada nebus galimybės rengti popierinių dokumentų (išskyrus išimtinius atvejus, kaip diplomatiniai dokumentai, sutartys ir susitarimai, kai vienai iš šalių nėra galimybės pasirašyti elektroniniu būdu). Jau šiuo metu sukurta ir toliau tobulinama, dalies įstaigų veikloje naudojama  Dokumentų valdymo bendroji informacinė sistema (toliau – DBSIS). Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2022 m. vasario 1 d. įsakymu Nr. 1V-76 patvirtintas Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių perėjimo prie centralizuotai teikiamų Dokumentų valdymo bendrosios informacinės sistemos paslaugų grafikas, kuris nuolat papildomas naujomis įstaigomis, kurios privalo naudotis šia sistema. Grafike jau įrašytos 845 valstybės ir savivaldybių institucijos bei įstaigos.

 

Zarasų rajono savivaldybės administracija jau eilę metų organizuoja darbo Elektronine dokumentų valdymo sistema @vilys (toliau – EDVS@vilys) mokymus Savivaldybei pavaldžioms įstaigoms.

 

Labai džiugu, kad norą išmokti tinkamai dirbti EDVS@vilys pareiškė gausus Zarasų rajono savivaldybės viešosios įstaigos Pirminės sveikatos priežiūros centro apie 50 darbuotojų būrys. Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus specialistai mielai priėmė žingeidžius klausytojus spalio 6 ir 12 dienomis. Informacinių technologijų sistemų administratorius Vitalijus Ščerbakovas kompetentingai pasidalino turima patirtimi, žiniomis, atsakė į kilusius klausimus. Archyvarė Birutė Golubickienė su pirmąja grupe aptarė ir dokumentų rengimo, saugojimo įstaigose klausimus.

 

Šie mokymai – svarbus įdirbis pasitinkant naują etapą dokumentų valdymo srityje – darbą su elektroniniai dokumentais naująja DBSIS , kas sukurs visiškai kitą darbo aplinką paslaugų gavėjams ir atvers galimybes didinti dokumentų valdymo funkcijų efektyvumą įstaigose, mažins administracinę naštą tiek paslaugų teikėjams tiek paslaugų gavėjams.

 

 

Zarasų rajono savivaldybės administracijos informacija